個人サロンの予約を見直すには？予約枠・キャンセル・詰め込みすぎを確認

「今日は予約に余裕があったのに、なぜか仕事が終わらない」と感じることはありませんか。

カウンセリングと施術を終えてから、使用したタオルの片付けや次のお客様の準備、カルテの記録、予約の返信をしていると、気づけば営業時間を過ぎていることもあります。

反対に、予約表に空きがあると、「もう一人ご案内できるかもしれない」と考えることもあるでしょう。

キャンセルが出た時にも、その時間を別のお客様に案内するか、準備や休憩に使うか迷います。

お客様の希望にできるだけ応えたいという思いから、空いている時間を案内してきたサロンオーナーも多いでしょう。

施術だけがサロンの仕事ではありません。カウンセリングや衛生管理、次のお客様を迎える準備にも時間が必要です。

では、予約表の空き時間は本当に、新しいお客様をお迎えできる時間なのでしょうか。

この記事では、個人サロンの予約を見直したい時に、予約枠、キャンセル後の空き時間、詰め込みすぎをどう捉えるのか、現場で起きていることから解説します。

「もっと予約を入れるべきか」と考える前に、まずは一日の営業時間を施術とそれ以外の仕事にどのように使っているのか、確認してみましょう。

個人サロンの予約を見直したい時に起きていること

予約表にはお客様の予約と施術時間が記入されていますが、それだけではサロンオーナーが一日に行っている仕事の量は分かりません。

例えば、前のお客様の施術が終わってから次のお客様の来店まで30分あっても、その間に片付けや消毒、ベッドメイク、カルテの記録、予約の返信など、いくつもの仕事を行っています。

予約表に30分の空きがあっても、その30分をすべて新しい施術予約に使えるわけではありません。

予約表に空きがあっても片付けや返信が残っている

前のお客様をお見送りした後には、使用したタオルや備品の片付け、消毒、ベッドメイクなどの衛生管理を行い、次のお客様を迎える準備をします。

その間に予約の問い合わせが届けば、お客様の希望日時と前後の予約を確認して返信する時間も必要です。

こうした仕事に使う時間を確保せずに施術予約を増やすと、片付けや返信が営業時間内に終わらなくなってしまいます。

営業時間を過ぎても片付けや返信が残っているなら、施術以外の仕事を行う時間が予約表に確保されているのか確認する必要があります。

予約が続く日は次のお客様の準備が間に合わない

カウンセリングが予定より長くなるのは、必ずしも接客の手際が悪いからではありません。お客様が肌や身体の悩みを詳しく話してくださることもあります。

ところが、次の予約まで十分な時間がなければ、施術後の説明を急ぎ、使用したものの片付けにも追われることになります。

前のお客様の施術が予定どおり終わっても、その直後に次のお客様を迎えられるわけではありません。

予約間隔は、時間を余らせるためのものではありません。施術後の接客や片付けを終え、次のお客様にも落ち着いて向き合うために必要な時間です。

個人サロンの予約枠を詰めてきた理由

お客様から「その時間なら行けるのですが」と希望を伝えられると、何とか予定を調整して予約を受けたいと考えるものです。

お客様一人ひとりの希望に合わせて柔軟に対応できることは、個人サロンならではの良さです。

しかし、お客様に合わせることと、予約表の空白をすべて施術枠にすることは同じではありません。

ただ、毎回予約を詰めて対応していると、次のお客様の準備や予約の返信、休憩が後回しになり、落ち着いて接客する時間も不足してしまいます。

お客様の希望する時間に予約を入れたい

長く通ってくださっているお客様から希望の時間を伝えられれば、なおさら何とか調整して予約を受けたいものです。

希望された施術の開始時刻に合わせられても、前のお客様のお見送りや次の準備に必要な時間まで短くできるとは限りません。

せっかく来店を希望してくださったお客様に、できるだけ合わせたいからです。

希望された時間に予約を受けられないことが、お客様を大切にしていないという意味ではありません。

希望された時間に施術前後の接客や準備を終えられないのであれば、無理に予約を詰め込まず、別の時間をご案内することも必要です。

予約表で空いている時間は使えると考える

例えば、予約表に60分の空きがあれば、60分の施術メニューを受け付けられるように見えます。

ところが、その60分の中で前のお客様の片付けや次のお客様の準備、予約の返信を行う必要があれば、60分の施術予約をそのまま受け付けることはできません。

予約表に書いていない仕事も営業時間内に行っている以上、空白のすべてを施術に使えるわけではありません。

施術の所要時間が空白に収まっていても、来店前の準備や施術後の接客まで終えられるとは限りません。

個人サロンの予約管理で施術時間だけを見ない理由

例えば「フェイシャル60分」のメニューでも、お客様がサロンに滞在する時間が60分とは限りません。

カウンセリング、着替え、施術後の説明、お会計など、施術の前後にもお客様への接客が続きます。

さらに、予約の返信と休憩に使う時間も必要です。

メニューに記載している施術時間と、お客様の来店からお見送りまでに必要な時間を区別していなければ、次の予約に必要な準備や接客の時間が不足してしまいます。

カウンセリングと施術後の接客に必要な時間

初めて来店されるお客様は、継続して通っているお客様よりもカウンセリングに時間がかかることがあります。

一方、継続して通っているお客様でも、その日の肌や身体の状態、ご相談の内容によってカウンセリングに必要な時間は変わります。

初めて来店されるお客様と継続して通っているお客様では、施術の前後に必要な接客時間が異なるため、施術時間だけを基準に同じ長さの予約枠を考えることはできません。

施術そのものに必要な時間と、来店からお帰りになるまでの時間は同じではありません。

カウンセリングや施術後の説明を落ち着いて行うためにも、お客様が来店されてからお帰りになるまでの時間を確認しておきたいところです。

準備と片付けを含めた予約間隔

前のお客様をお見送りした後には、使用済みのタオルや器具を片付け、ベッド周りを清潔な状態に整えてから次のお客様を迎えます。

施術前後の衛生管理には省けない仕事があるため、予約間隔を短くするために必要な片付けや消毒を省略するわけにはいきません。

この時間を考慮せずに予約を受けると、施術自体は予定どおりでも次の来店準備だけが遅れてしまいます。

予約間隔を見直す際は、施術内容によって異なる準備や片付けの仕事も確認し、次のお客様を清潔な状態で迎えられる時間を確保する必要があります。

予約の返信と休憩を取る時間

予約の返信は、文章を送る数分だけで終わる仕事ではありません。

お客様の希望日時を確認し、前後の予約との調整が必要なのかを考えてから返答するため、返信にも一定の時間が必要です。

施術の合間に行う予定だった連絡が後回しになると、営業終了後まで予約管理の仕事が残ります。

休憩も同じ空き時間に予定していると、問い合わせが増えた日は連絡を優先して休めなくなってしまいます。

休憩も「予約が入らなければ取るもの」と考えず、施術や予約の返信とは別に、営業時間の中で確保する必要があります。

個人サロンでキャンセル後の予約枠を見直す視点

キャンセルで空いた時間は、必ずしも別のお客様の施術予約を受け付けるための時間ではありません。

前後に別のお客様の予約があれば、その準備や片付けが必要です。

キャンセル後の空き時間を、予約の返信やカルテの記録、休憩など、サロン運営に必要な仕事へ使うこともできます。

キャンセル後の空き枠を再受付する際は、前後のお客様の接客や準備、片付けを終えられるのかを確認し、ほかの仕事に使う時間も考えて判断する必要があります。

キャンセルで空いた時間をすぐ埋めたくなる

キャンセルが出ると、それまで施術予約が入っていた時間なので、すぐに別のお客様をご案内できると考えたくなるものです。

ただ、予約が取り消された時点で、空いた時間に片付けや連絡を進める予定へ変えていることもあるでしょう。

特に、キャンセル後の空き時間に予約の問い合わせが届いていれば、できるだけご希望に応えたいと考えるでしょう。

ただし、キャンセル当日の残り時間や前後の予約によっては、新しい施術予約を受けることで、予定していた片付けや連絡が営業時間内に終わらなくなることも考えられます。

前後の予約と準備時間で使える時間が変わる

例えば、キャンセルによって90分の空き時間ができても、前のお客様の片付けや次のお客様を迎える準備が必要なら、その90分をすべて新しい施術に使うことはできません。

一方、前後のお客様への接客や準備、片付けに必要な時間を確保できるのであれば、空いた時間を新しい施術予約としてご案内できます。

空いた時間に返信や休憩を取る予定に変えたのであれば、新しい施術を受け付けた後にそれらをいつ行うのかも考えなければなりません。

キャンセル後の空き枠を再受付する際は、前後の予約に支障を出さず、お客様を迎える準備ができることに加え、サロンで決めている予約受付のルールも確認します。

当日キャンセルが続く理由については、エステティックサロンで当日キャンセルが続く理由で解説しています。

個人サロンの予約を詰め込みすぎる時の見落とし

個人サロンで予約が多く入っていても、施術以外の仕事を営業時間内に終えられているのかによって、一日の忙しさは変わります。

施術予約が予定どおりに入っていても、次のお客様が来店される直前まで片付けをしていたり、予約の返信が営業終了後まで残っていたりするなら、施術以外の仕事に必要な時間が確保できていません。

予約を受けるたびに、その仕事をいつ終えるのか決めないままにしていると、忙しい日ほど後回しになる仕事が増えてしまいます。

施術予約が増えるほど片付けと返信が後回しになる

前のお客様をお見送りした後、使用したタオルや備品を片付けている間に次のお客様の来店時刻が近づくと、準備が間に合うのか気になり、片付けを終える前にお迎えの準備を進めなければなりません。

その間にも予約の問い合わせは届きますが、カウンセリングや施術を始めれば、返信はさらに遅れます。

施術予約を一件増やすと、その分の施術時間に加えて、お客様を迎える準備や接客、施術後の片付けに必要な仕事も増えます。

そのお客様を迎える準備や施術後の片付け、接客にも時間が必要です。

予約件数を増やす際に、準備や片付け、返信に必要な時間を確保していなければ、営業時間内に仕事が終わらず、営業終了後まで作業が残ってしまいます。

仕事が残る理由を施術の手際の悪さと考える前に、施術以外の仕事を営業時間のどこで行う予定だったのかを確認したいところです。

予約枠の空きと休憩時間を同じに考える

「予約が入らなければ休憩しよう」と考えていても、その時間にお客様から問い合わせが届けば、予約表を確認して返信することになります。

さらに、その空き時間へ施術予約を受け付けると、休憩に使う予定だった時間はなくなります。

予約が入っていない時間をすべて受付可能にしていると、休憩を取れるかどうかが当日の予約状況によって変わってしまいます。

休憩時間は、予約が入らなかった時に偶然取れる時間ではなく、施術予約を受け付けない時間としてあらかじめ確保しておく必要があります。

予約表の空白を見るたびに不安が強くなる理由については、エステティックサロンの空き時間が不安になる理由で解説しています。

個人サロンの予約枠を見直す時に分けたい時間

予約枠を見直す際は、営業時間をすべて施術予約に使うのではなく、お客様を迎える時間と、準備や片付け、連絡、休憩に使う時間を分けて考える必要があります。

予約表にお客様の名前が入っていない時間でも、次の施術の準備や予約の返信、休憩に使う予定であれば、新しい施術予約を受け付けられるとは限りません。

お客様から予約の問い合わせが届いた時に毎回迷わないためにも、施術を受け付けられる時間と、それ以外の仕事に使う時間をあらかじめ区別しておきましょう。

お客様へ案内できる施術予約の時間

お客様から希望日時を伝えられた時は、その時間に施術を始められることに加えて、来店からお見送りまでに必要な接客時間も確保できるのかを確認します。

前のお客様の接客と片付けが終わり、次のお客様を迎える準備ができていることが必要です。

初めて来店されるお客様と継続して通っているお客様では、カウンセリングに必要な時間も異なるため、施術の前後に必要な接客時間まで考えて予約をご案内します。

予約表の空きが施術時間と同じ長さでも、前後の仕事を終えられないのであれば、その時間は受付可能とはいえません。

施術前後の準備や片付けに必要な時間

施術前後の準備や片付けは、お客様の予約が入っていない時間に行う仕事ですが、衛生管理や次のお客様を迎えるために省くことはできません。

例えば、次のお客様を迎えるためにベッドメイクや備品の準備をする予定の時間へ新しい施術予約を入れると、その準備をいつ行うのか、改めて考えなければなりません。

予約間隔を確認する時は、施術の開始時刻と終了時刻の間だけではなく、お客様を迎える前とお見送りした後に行う仕事も含めて考えます。

準備や片付けに必要な時間を施術予約の受付時間と分けておけば、お客様から希望日時を伝えられた際にも、無理なくお迎えできる時間なのかを判断できます。

連絡や休憩に使う時間

予約の問い合わせに返信する際には、希望日時を確認し、前後の予約と照らし合わせて受付できるのかを判断します。

予約の確認や返信は営業時間内に行う仕事なので、施術予約とは別に連絡のための時間を確保しておく必要があります。

また、休憩は予約が入らなかった時に取るものではなく、施術を続けるためにも、あらかじめ時間を確保しておくことが必要です。

施術を受け付ける時間と連絡や休憩に使う時間を区別しておけば、お客様から予約の問い合わせが届いた時にも、予定している仕事や休憩に支障が出ないのかを確認して返答できます。

個人サロンの予約見直しは受付時間の基準を理解すること

個人サロンの予約を見直す時は、予約件数を増やすことから考えるのではなく、一件のお客様をお迎えするために、施術の前後も含めてどれだけの時間が必要なのかを確認することが大切です。

予約表に空きがあっても、準備、片付け、返信、休憩に使う時間なら、新しい施術予約を受け付けられる時間ではありません。

キャンセル後の空き枠についても、前後の予約に必要な仕事を終えられるのかを確認したうえで、再受付を考えます。

お客様の希望にできるだけ応えようとしてきたことが問題なのではありません。施術を受け付けられる時間と、準備や片付け、連絡、休憩に使う時間を分ける基準が決まっていなかったために、予約の問い合わせが届くたびに迷っていたのです。

今回のように予約枠の使い方を考えた後、メニューや働き方など予約以外の課題も含めて見直したい方は、個人サロンの経営の見直しをご覧ください。

お客様の希望に応えることは大切ですが、そのために準備や片付け、休憩の時間まで削ってしまうと、落ち着いて接客することも難しくなります。

お客様一人ひとりに丁寧なサービスを提供し続けるためにも、施術の時間だけではなく、営業時間をどの仕事に使うのかを考えるサロン運営の知識が必要です。

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